1С: Бухгалтерия 8 в вопросах и ответах

Наше предприятие выставляет счета-фактуры клиентам в конце месяца. Можем ли мы в «1С: Бухгалтерии 8» распечатать сразу все выставленные счета-фактуры за месяц?

«1С: Бухгалтерия 8» позволяет распечатать любое количество документов за любой период с помощью обработки «Групповая обработка справочников и документов». Рассмотрим этот процесс на конкретном примере.

Пример. Предприятие ООО «Белая акация», оказывающее услуги связи, выставляет счета-фактуры в конце каждого месяца. Печатные формы счетов-фактур передаются клиентам. Бухгалтеру предприятия необходимо распечатать все выставленные покупателям счета-фактуры за период с 1.01.2005 г. по 31.01.2005 г. включительно. Для этого в меню «Сервис» нужно выбрать пункт «Групповая обработка справочников и документов», на закладке «Объекты отбора» в поле «Тип объекта» — «Документы», а затем указать, по каким документам будет произведен отбор. При добавлении нового элемента нажатием кнопки «Новая строка» (или клавиши Insert) откроется окно со списком документов, в котором следует выбрать вид документов «Счет-фактура выданный», отметив его флажком (рис. 1).

Рис. 1

Далее надо перейти на закладку «Отбор». Нам необходимо отобрать счета-фактуры, выставленные предприятием ООО «Белая акация» за период с 1.01.2005 г. по 31.01.2005 г., и исключить из списка счета-фактуры на аванс. При помощи кнопки «Новая строка» (или клавиши Insert) в окне отбора нужно добавить необходимые условия отбора (рис. 2).

Рис. 2

При нажатии кнопки «Отобрать» будут отобраны счета-фактуры, удовлетворяющие заданным условиям. Список отобранных счетов-фактур автоматически сформируется на закладке «Обработка» формы «Групповая обработка справочников и документов». Из списка действий следует выбрать «Печать документов» (рис. 3).

Рис. 3

В поле правее списка действий надо выбрать «Печать с предварительным просмотром» или «Печать без предварительного просмотра». Для печати реестра отобранных документов следует выбрать соответствующее значение — «Реестр документов» (рис. 4).

Рис. 4

Теперь нужно нажать кнопку «Выполнить», на вопрос «Выполнить печать документов?» ответить «Да» нажатием соответствующей кнопки. При этом, если выбрано значение «Печать без предварительного просмотра», сразу будет запущена процедура печати документов. Если выбрано значение «Печать с предварительным просмотром», на экран будут выведены печатные формы всех отобранных счетов-фактур. В данном случае после просмотра документов необходимо запустить процедуру печати из главного меню программы (меню «Файл» — «Печать»).

Можно ли в «1С: Бухгалтерии 8» изменить печатную форму документа, перед тем как распечатать её?

Печатную форму любого документа в «1С: Бухгалтерии 8» можно изменить, в том числе добавить в форму любой текст.

Пример. Ежемесячно бухгалтер фирмы ООО «Белая акация» рассылает клиентам счета на оплату услуг связи. Клиентам, за которыми числится большая задолженность, бухгалтер в счете на оплату хочет добавить напоминание о необходимости её погасить.
Для добавления нужного текста следует открыть печатную форму документа «Счет на оплату покупателю». При открытии печатной формы документа в главном меню программы появляется дополнительное подменю «Таблица», в котором нужно выбрать «Вид» — «Только просмотр». Таким образом, будет выключен режим «Только просмотр», установленный в программе по умолчанию для всех печатных форм документов (рис. 5).

Рис. 5

Теперь в любой ячейке печатной формы счета можно добавить желаемый текст, например «Уважаемые господа! Убедительно просим вас погасить имеющуюся задолженность!» (рис. 6).

Рис. 6

Для введенного текста можно задать определенный шрифт, цвет и другие параметры. Для этого нужно выделить ячейку, в которую помещен новый текст, затем нажатием правой клавиши мыши открыть меню, в котором выбрать пункт «Свойства». Справа в отдельном окне откроется дополнительная панель «Свойства ячейки», в которой можно установить нужные параметры для текста.

Использованные материалы:
Н.Шутова / «Финансовая газета» Региональный выпуск., № 26, июнь, 2006